Fare ordine nei propri file è importante, ma cosa ancora più importante è scegliere il formato giusto per salvare i nostri file, formato che occupi il meno spazio possibile e che sia compatibile negli anni.
I classici formati Doc, Xls o Ppt della suite Office presumibilmente non saranno più leggibili tra 20 o 30 anni, in quanto non esisteranno più programmi in grado di eseguirli.
Particolarmente indicato per un backup a lungo termine è il salvataggio di file nel formato Pdf/A una variante speciale del formato Pdf sviluppata espressamente per l’archiviazione nel lungo periodo.
In Pdf/A vengono salvati tutti i font, le immagini e altri dati incorporati in un file.
Si possono creare documenti in Pdf/A con il plug-in di Microsoft Save as Pdf per Office 2007, oppure con OpenOffice a partire dalla versione 2.4
