La gestione dei documenti è una delle componenti più importanti per un’azienda che voglia avere successo.
Start up e piccole e medie imprese oggi non possono prescindere da una perfetta organizzazione documentale, che deve andare necessariamente di pari passo a una procedura che preveda un’accurata fase di catalogazione, registrazione, archiviazione e conservazione.
L’avvento delle nuove tecnologie, grazie anche all’introduzione della firma digitale, ha permesso di raggiungere un elevato livello di semplificazione, contribuendo scardinare tutti quei formalismi in genere connessi alla burocrazia. Naturalmente, a facilitare l’attività delle imprese oggi sono anche i software di firma digitale, che danno accesso alla conservazione a norma dei documenti, secondo quanto previsto dalla legge.
Firma digitale e conservazione a norma: i vantaggi per le imprese
I software sviluppati per ottimizzare la gestione dei processi di firma permettono a professionisti e aziende di conquistare quel grado di efficienza oggi indispensabile per raggiungere standard operativi elevati.
Naturalmente, un buon programma per firma digitale, come per esempio TeamSystem Signature, dà sempre accesso a modalità di conservazione legale dei documenti, sollevando ogni realtà da tutte quelle criticità che possono scaturire da un’archiviazione irregolare.
Custodire adeguatamente ogni tipo di documentazione prodotta è un aspetto cruciale per le aziende di qualunque dimensione e settore. I documenti aiutano infatti a tenere traccia di tutte le attività esercitate dell’azienda, favorendo operazioni di controllo interne o legate ad aspetti normativi e salvaguardando materiale prezioso che potrebbe essere oggetto di contenzioso.
Naturalmente, la conservazione cartacea resta ancora oggi una risorsa ampiamente gettonata da diverse imprese che, un po’ per questioni di natura legale un po’ per abitudine tendono a immagazzinare i documenti in appositi archivi fisici. Tuttavia, anche se spesso affiancato da archiviazione ibrida, è un di sistema in moltissimi settori considerato non a norma, che non tutela da diverse criticità e che appare obsoleto se raffrontato a nuove e più efficienti modalità di conservazione.
Una soluzione più efficiente è quella di basarsi sulla dematerializzazione, in particolare sulle procedure di backup effettuate su server, dispositivi fisici o cloud. In questo caso, però, si tratta però di un’archiviazione documentale che non ha nulla a che fare con la conservazione digitale, dal momento che affinché un documento elettronico possa essere conservatore a norma, deve avere una valenza in termini di autenticità, reperibilità, sicurezza, leggibilità, valore legale, integrità corroborata da una firma digitale e da una marca temporale.
Gli strumenti per la firma digitale che supportano la conservazione a norma
I software di firma digitale e conservazione a norma dei documenti garantiscono l’accesso a un processo di archiviazione sicuro e semplificato.
Tali programmi permettono innanzitutto di gestire le operazioni di firma in pochissimi passaggi, assicurando l’apposizione, da qualunque posizione, di tutte le tipologie di firma previste per le modalità digitali, dalla Firma Elettronica Semplice (FES) alla Firma Elettronica Avanzata (FEA), fino alla Firma Elettronica Qualificata (FEQ), quest’ultima applicabile senza dover adoperare dispositivi come token, smart card o OTP.
Ma questo non è l’unico vantaggio, dal momento che tali soluzioni consentono anche di conservare i documenti in modo sicuro e nel rispetto delle specifiche normative di settore. Un programma per firma digitale, infatti, oltre a garantire la rapida sottoscrizione dei documenti, con il medesimo valore giuridico dei contratti su carta siglati da forma autografa o su documento elettronico con business key, permette di applicare la marca temporale e inviare il tutto alla conservazione a norma secondo quanto previsto dalla legge.
Tale processo, offrendo un archivio digitale in cui è sempre possibile visualizzare ogni genere di dettaglio, offre alle aziende l’opportunità di avvalersi di un sistema altamente avanzato per la gestione dei documenti, a cui si aggiunge la possibilità di impostare permessi, modificarli in base alle necessità e fruire di uno spazio di archiviazione sicuro e protetto da ogni genere di criticità.
Implementare questi software in azienda, naturalmente, aiuta a velocizzare ogni procedura, favorendo l’acquisizione di un modello organizzativo documentale in linea con le naturali evoluzioni del mercato: un approccio che assicura l’acquisizione di un nuovo livello di operatività, a vantaggio di affidabilità, conformità, sicurezza ed efficienza.